Pengeluaran kas didalam prakteknya, tidak semua dapat dilakukan
dengan menggunakan cek, karena untuk pengeluaran yang jumlahnya relatif
kecil, sangat tidak efektif bila dilakukan dengan menggunakan cek. Untuk
itu perusahaan biasanya membentuk suatu dana khusus yang disebut dengan
dana kas kecil ( Petty Cash Fund ).
Soemarso ( 2004 ) mendefinisikan dana kas kecil sebagai berikut :
”sejumlah uang tunai tertentu yang disisihkan dalam perusahaan dan
digunakan untuk melayani pengeluaran-pengeluaran tertentu. Biasanya
pengeluaran-pengeluran yang dilakukan melalui dana kas kecil adalah
pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya tidak besar,
pengeluaran-pengeluaran lain dilakukan dengan bank ( dengan cek )”.
Dari kutipan di atas jelas bahwa dana ini hanya diperuntukan bagi
pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil yang tidak mungkin
dilakukan dengan menggunakan cek. Oleh sebab itu perusahan perlu
menetapkan mata anggaran apa saja yang bisa dibayarkan dengan
menggunakan kas kecil, dan mata anggaran apa saja yang tidak bisa
dilakukan dengan menggunakan dana tersebut, karena tidak semua
pengeluaran yang jumlahnya kecil layak dibayarkan dengan menggunakan
dana kas kecil. Tetapi ada perkiraan-perkiraan karena alasan tertentu
tidak dibayarkan dengan kas kecil, walaupun jumlahnya relatif kecil.
Dalam sebuah perusahaan yang sudah besar, fungsi dana kas kecil
sangatlah penting untuk menunjang kelancaran aktivitas dari
perusahaan, karena setiap pengeluaran yang relatif kecil tidak efektif
jika dilakukan dengan menggunakan cek disebabkan penarikan cek
memebutuhkan waktu yang lama. Akan tetapi dengan adanya dana kas kecil
semua pengeluaran tersebut dapat dilakukan dengan segera. Biasanya
pengeluaran yang termasuk dalam dana kas kecil itu sifatnya pengeluaran
rutin. Adapun pengeluaran yang dilakukan dengan dana kas kecil adalah
biaya-biaya:
- Biaya makan minum
- Biaya perlengkapan
- Biaya keperluan kantor
- Serta biaya-biaya lainnya.
Karena fungsinya yang demikian penting, maka pada perusahaan yang
berukuran menengah besar, dana kas kecil ini sudah merupakan kebutuhan
yang mutlak harus ada. Dapat dibayarkan betapa tidak efesiennya apabila
dana kas kecil ini tidak disediakan anggarannya oleh perusahan tersebut,
karena pada saat akan melakukan pengeluaran uang harus menunggu
pencairan cek terlebih dahulu. Tapi kalau perusahaan tersebut
menyediakan anggaran bagi dana kas kecil, maka setiap melakukan
pengeluaran yang kecil-kecil tidak harus menunggu pencairan cek terlebih
dahulu tetapi bisa langsung pembayarannya mengunakan dana kas kecil
tadi.
Jumlah dana kas kecil yang tersedia ditangan juga tidak boleh terlalu
besar jumlahnya, karena akan menyebabkan sejumlah dana yang menganggur
dan juga dapat menimbulkan resiko kehilangan. Dengan adanya dana kas
kecil yang jumlahnya sesuai kebutuhan, tentu aktivitas perusahaan dapat
berjalan lancar.
Dalam mengelola dana kas kecil ada dua metode yang bisa digunakan yaitu Imprest Fund Method dan Fluctuation Method.
a. Imprest Fund Method
Pada sistem Imprest Fund, Baridwan ( 1992 ) mendefinisikan : ”Didalam
sistem ini jumlah dana dalam rekening kas kecil selalu tetap, yaitu
sebesar cek yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk untuk membentuk
dana kas kecil ”
Berdasarkan penjelasan di atas maka dapat diperjelas bahwa pada sistem
Imprest Fund jumlah dana kas kecil selalu konstan dan tidak
berubah-ubah. Biasanya kas kecil ini diisi dengan sejumlash uang yang
telah ditetapkan untuk keperluan pembayarn-pembayaran selama jangka
waktu tertentu, misalnya satu minggu, dua minggu, ataupun sebulan.
Bilamana jangka waktunya telah habis dan jumlah uang dalam kas kecil pun
telah menipis, maka kas kecil diisi kembali dengan menarik dana dari
kas besar sampai dengan jumlah dana yang telah ditetapkan besarnya.
Untuk setiap pengisian kembali dana kas kecil, pemegagang kas kecil
selalu melampirkan kas kecil serta bukti-bukti pendukungnya.
Walaupun secara teoritis ada dua sistem penggelolaan deana kas kecil,
tetapi dalam kenyataanya hampir semua perusahaan yang telah membentuk
dana kas, mengelolanya dengan sistem imprest dengan alasan untuk
mempermudah pengawasan.
Dari penjelasan tersebut maka jelaslah bahwa dana kas kecil yang
dikelola dengan sistem Imprest Fund menghasilkan beberapa keuntungan
bagi pihak perusahaan yaitu untuk mempermudah pengawasan, perhitungan
dan pertaggung jawaban (Accountabilities).
b. Fluctuation Method
Menurut Baridwan ( 1992 ) Fluctuation Method dikatakan ” Dalam sistem
fluktuasi saldo rekening kas kecil tetap, tetapi berfluktuasi sesuai
dengan jumlah pengisisan kembali dan pengeluran- pengeluaran dari kas
kecil ”.
Dari definisi diatas maka dapat kita ambil kesimpulan bahwa Fluctuation
Method merupakan suatu sistem penggeloalaan dana kas kecil yang saldo
rekeningnya tidak tetap dan tergantung pada besar kecilnya pengeluaran
yang terjadi untuk periode tertentu, misalnya dalam waktu dua minggu,
sebulan dan sebagainya.
Pada sistem ini rekening kas kecil yang diselenggarakan harus
menunjukkan saldo pada setiap saat sebesar jumlah dana kas kecil yang
ada ditangan pemegang dana kas kecil.
Ada beberapa prosedur yang perlu dilakukan untuk melaksanakan dana kas kecil
a. Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
Tahap pertama dalam menetapkan dana kas kecil adalah mentaksir jumlah
dana yang diperlukan untuk kas kecil tersebut. Setelah jumlah ini
ditentukan kita misalkan sejumlah Rp. 150.000,-, maka akan ditarik
selembar cek untuk sejumlah dana tersebut dan dibuat pencacatan untuk
dana kas kecil. Ayat jurnal yang harus dibuat adalah sebagai berikut:
Kas kecil Rp. 150.000,-
Kas/Bank Rp. 150.000,-
Pencacatan yang dilakukan pada sistem Imprest Fund dan pada sistem
fluctuation adalah sama yaitu dengan mendebet kas kecil dan mengkredit
perkiraan kas atau bank ( yang dimaksud kas di sini adalah kas besar ).
b. Prosedur Pengeluaran Dana Kas Kecil
Untuk pengeluaran-pengeluaran yang dilakukan dengan dana kas kecil perlu
dibuat bukti pengeluaran kas kecil ( petty cash record ). Tabel 1-1
memperlihatkan contoh bukti pengeluaran kas kecil (petty cash voucher ).
Tabel 1-2 memperlihatkan contoh kas kecil (petty cash record).
Tidak ada komentar:
Posting Komentar